Uso improprio della mail aziendale e licenziamento

Articolo di PIETRO GREMIGNI estratto da Guida al Lavoro n. 45/15
Consulente aziendale

La sentenza della Corte di Cassazione n. 22353 del 2 novembre 2015 è stata ripresa dalla Fondazione dei Consulenti del lavoro con uno specifico parere del 2 novembre 2015.
Vediamo allora di fare il punto di questa problematica sempre più all’ordine del giorno nelle realtà aziendali, visto l’incremento dell’utilizzo della mail sia come strumento di lavoro che come mezzo di comunicazione personale da parte dei dipendenti.
Posizioni del Garante della privacy
In diversi provvedimenti, primo tra tutti quello del 1° marzo 2007, il Garante della privacy si è occupato del problema cercando di trovare un punto di equilibrio tra la tutela delle esigenze produttive a vedere limitato questo strumento utilizzato per motivi personali e il diritto del lavoratore alla corrispondenza.
Innanzitutto per il Garante il datore di lavoro ha l’onere di informare, chiaramente e in modo particolareggiato, i dipendenti su quali siano le modalità di utilizzo degli strumenti messi a disposizione ritenute corrette e se, in che misura e con quali modalità vengono effettuati controlli anche in accordo con le organizzazioni sindacali, utilizzando ad esempio un disciplinare interno, chiaro e aggiornato affiancato da un’idonea informativa.
Venendo al diritto del lavoratore di usare la mail aziendale anche per scopi personali, fermo restando il potere del datore di lavoro di organizzarne e regolarne le modalità, i contenuti e le informazioni della posta elettronica sono tutelati costituzionalmente da garanzie di segretezza ma all’interno dell’organizzazione del lavoro.
In questo quadro è opportuno che il datore di lavoro renda disponibili indirizzi di posta elettronica condivisi tra più lavoratori (ad es. ufficioreclami@società.com) affiancandoli a quelli individuali (ad es. rossi@società.com) e valuti la possibilità di attribuire al lavoratore un diverso indirizzo destinato ad un uso privato.
Il datore di lavoro può mettere a disposizione di ciascun lavoratore apposite funzionalità di sistema che consentano di inviare automaticamente, in caso di assenze programmate, messaggi di risposta che contengano le “coordinate” di un altro lavoratore.
In breve: se per ragioni di lavoro si utilizza una mail aziendale, il datore di lavoro non ha il potere di negarne l’uso privato cioè per ragioni personali del lavoratore, perché anche sul luogo di lavoro il lavoratore ha un diritto di rango costituzionale, secondo il Garante, alla corrispondenza.
Può però regolamentarne l’uso, senza però avere la possibilità di accedere alla lettura delle mail stante il principio penalmente sancito della segretezza della corrispondenza.
Posizione della giurisprudenza
Se l’approccio del Garante privacy al problema è di tipo regolamentare, cioè finalizzato a trovare un equilibrio tra contrapposte esigenze e basata inoltre su una difesa netta del diritto del lavoratore ad utilizzare la mail per motivi personali, i giudici si sono occupati delle conseguenze sanzionatorie legate all’utilizzo improprio della mail aziendale.
In premessa va chiarito che non ci risulta una definizione giurisprudenziale di uso improprio della mail aziendale, cosa che invece fa la Fondazione studi dei consulenti del lavoro definendo tale locuzione come “l’utilizzo che fuoriesca integralmente dalle finalità connesse alle mansioni lavorative, come risultanti dall’obbligazione assunta dal prestatore con la sottoscrizione del contratto di lavoro”.
Intanto va sottolineato come, in particolare in giurisprudenza di merito, si ribadisce che l’uso (per motivi personali) della mail aziendale espone il dipendente al “rischio” che anche altri lavoratori della medesima azienda possano lecitamente entrare nella sua casella (ossia in suo uso sebbene non esclusivo) e leggere i messaggi (in entrata e in uscita) contenuti, previa consentita acquisizione della relativa password la cui finalità non è certo quella di “proteggere” la segretezza dei dati personali contenuti negli strumenti a disposizione del singolo lavoratore, bensì solo quella di impedire che ai predetti strumenti possano accedere persone estranee alla società (Trib. Milano 10 maggio 2002). Mentre il Trib. Di Torino è giunto perfino a negare che la mail sia equiparabile alla ordinaria corrispondenza ai fini della tutela penalistica quando la mail utilizzata per le comunicazioni personali è quella aziendale (Trib. Torino 2006).
Licenziamento del lavoratore
L’ampia giurisprudenza sull’argomento si può sostanzialmente suddividere nel modo seguente:
1) se il codice disciplinare vieta l’uso per motivi personali di internet e della posta elettronica, la violazione del divieto comporta la legittimità del licenziamento per giusta causa (17859/2014);
2) se al contrario il codice disciplinare oppure il contratto collettivo sanciscono espressamente una sanzione conservativa in caso di uso improprio della mail, è illegittimo il licenziamento per tali motivi (Cass. 6222/2014);
3) se il contratto collettivo prescrive l’applicazione di una sanzione disciplinare, il licenziamento è illegittimo (come nel caso precedente) ma fattibile però, qualora i comportamenti del lavoratore siano di una gravità tale da giustificare il licenziamento, perché ad esempio tale attività ha sottratto tempo o bloccato l’attività lavorativa, provocando danni alla produzione aziendale (Cass. 22353/2015).
In quest’ultimo caso, oggetto appunto della recente sentenza della Cassazione, i giudici hanno sottolineato come non valga ad integrare il requisito della maggiore gravità della condotta, la presenza di informazioni e preavvisi del datore di lavoro rivolti al lavoratore circa l’uso improprio della mail..
Effetti del licenziamento illegittimo
Resta da chiedersi quali siano gli effetti della pronuncia di licenziamento illegittimo, nelle imprese con più di 15 dipendenti aspetto non affrontato dal suddetto parere né dalle sentenze richiamate.
Nel caso deciso dalla sentenza 22353/2015 il lavoratore, pur essendo stato reintegrato dal giudice in virtù dell’art. 18 della legge 300/1970, ha deciso di optare per il pagamento dell’indennità risarcitoria al posto della reintegra.
Occorre allora distinguere:
1) per i lavoratori in forza al 7 marzo 2015 che non hanno mutato rapporto successivamente, si applica l’art. 18 della legge 300/1970 che prevede la reintegrazione del lavoratore con un risarcimento del danno con la misura massima di 12 mensilità della retribuzione globale di fatto, quando il fatto rientra tra le condotte punibili con una sanzione conservativa sulla base delle previsioni dei contratti collettivi ovvero dei codici disciplinari applicabili, come nel caso specifico dove il CCNL prevedeva appunto una sanzione conservativa;
2) per i lavoratori assunti dal 7 marzo 2015 a tempo indeterminato si applica il D.Lgs. 23/2015 sulle tutele crescenti, il quale però, differentemente dall’art. 18 citato, non fa salve le clausole del contratto collettivo che sanciscono sanzioni conservative. Ciò fa pensare che il lavoratore non abbia diritto alla reintegrazione, ma alla sola tutela indennitaria, anche se la condotta specifica è stata ricondotta dal CCNL ad una sanzione conservativa. Non entriamo più di tanto nel merito di una questione come questa molto delicata che sicuramente vedrà la giurisprudenza impegnata nel risolverla.
La nuova norma, come già detto, non abilita più i contratti collettivi a individuare le ipotesi di sanzioni solo conservative, idonee a garantire il reintegro. Va però detto che non le vieta esplicitamente così come non impedisce alla contrattazione collettiva di stabilire quali violazioni siano o meno giusta causa di recesso.
Ci sembrerebbe anomalo che una legge possa, implicitamente, porre nel nulla delle clausole collettive, soprattutto quando le stesse siano direttamente applicabili senza necessità di interpretarle. Si pensi ad esempio all’ipotesi di un CCNL che stabilisce che l’assenza ingiustificata per meno di 3 giorni è punibile con una sanzione conservativa.
Al di là di questi aspetti tecnici che avremo modo di verificare nel tempo, alla luce delle prime sentenze, resta da gestire una questione molto delicata come quella dell’uso della mail aziendale il cui utilizzo, nella maggior parte dei casi, non è disciplinato dal datore di lavoro, ma di fatto tollerato.
Ciò porta quindi a interrogarci su quale sia il limite invalicabile oltre il quale scatta l’uso improprio e da cui può partire il procedimento disciplinare spesso culminante col licenziamento.
Una recente sentenza della Cassazione (Cass. 20540 del 13 ottobre 2015) è intervenuta nel dibattito legato alla distinzione tra fatto giuridico e fatto materiale ai fini della reintegra del lavoratore, stabilendo che un qualsiasi fatto va valutato non solo per la sua materialità (esiste o non esiste) ma anche se è rilevante giuridicamente. Quando non c’è rilevanza giuridica di un fatto contestato, c’è insussistenza del fatto e quindi spetta la reintegra in base all’art. 18 della legge 300/1970 ma anche (indirettamente) in base alla legge sulle tutele crescenti.
Ebbene, tornando al nostro caso dell’uso della mail, se al lavoratore viene di fatto consentito di utilizzare la mail aziendale, ad esempio, per alcune volte al giorno per ragioni personali, quando il comportamento diventa illecito e quindi sanzionabile col recesso e senza diritto alla reintegra perché il fatto (antigiuridico) sussiste? Dopo quante mail? E in base a quale criterio?
Si tratta di problematiche in attesa di risposta che i giudici andranno a colmare attraverso interpretazioni di sicuro contrastanti tra loro e a cui si può fare argine solo introducendo in azienda dei precisi regolamenti interni.