La geolocalizzazione dei dipendenti in smart working rappresenta un tema sempre più delicato nel panorama del diritto del lavoro, soprattutto alla luce della diffusione massiccia del lavoro agile in seguito alla pandemia. Molti datori di lavoro, infatti, si domandano se sia lecito utilizzare applicazioni installate sui dispositivi aziendali per monitorare la posizione geografica dei dipendenti durante le giornate di smart working, in particolare nelle fasce di reperibilità.
La risposta, secondo l’orientamento consolidato delle autorità competenti e in particolare del Garante per la protezione dei dati personali, è negativa. La geolocalizzazione dei dipendenti in smart working tramite app o software installati su smartphone, tablet o notebook in dotazione non è ammessa, se finalizzata a controllare l’effettivo luogo da cui viene svolta la prestazione lavorativa.
Il divieto di controllo a distanza e l’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori
L’utilizzo di sistemi di geolocalizzazione dei dipendenti in smart working può facilmente integrare una violazione dell’articolo 4 della legge 300/1970 (Statuto dei Lavoratori), che vieta il controllo a distanza dell’attività lavorativa, salvo il rispetto di specifiche condizioni.
Anche nel contesto del lavoro agile, l’impiego di strumenti elettronici da cui possa derivare un controllo sull’operato del lavoratore è ammesso soltanto quando ricorrono finalità legittime e specifiche, come la tutela del patrimonio aziendale o esigenze di sicurezza. Diversamente, l’impiego della geolocalizzazione dei dipendenti in smart working per verificare che essi si trovino effettivamente in uno dei luoghi previsti dall’accordo individuale, durante le ore di reperibilità, è considerato un controllo vietato e sproporzionato.
La protezione dei dati personali e il Regolamento Ue
Un ulteriore profilo critico legato alla geolocalizzazione dei dipendenti in smart working riguarda la tutela della privacy e la protezione dei dati personali. Secondo il Regolamento europeo 2016/679 (GDPR), ogni trattamento di dati deve basarsi su una valida base giuridica e rispettare i principi di liceità, correttezza e trasparenza.
Nel caso della geolocalizzazione dei dipendenti in smart working, l’installazione di un’applicazione in grado di tracciare la posizione geografica in tempo reale, anche solo durante le fasce orarie di disponibilità, costituisce un trattamento di dati particolarmente invasivo, che difficilmente può essere giustificato da esigenze aziendali prevalenti. In mancanza di un’adeguata base giuridica, tale attività risulta in palese violazione della normativa europea.
L’irrilevanza del consenso e degli accordi sindacali
Spesso si ritiene, erroneamente, che il consenso espresso dal lavoratore o un’intesa con le rappresentanze sindacali possano rendere lecito l’utilizzo della geolocalizzazione dei dipendenti in smart working. Tuttavia, nel contesto lavorativo, il consenso non costituisce una valida base per il trattamento, poiché non può essere considerato realmente libero, data la posizione di subordinazione del dipendente.
Allo stesso modo, anche un eventuale accordo con le rappresentanze sindacali non legittima l’utilizzo di strumenti di geolocalizzazione dei dipendenti in smart working se questi sono finalizzati a un controllo diretto o indiretto dell’attività lavorativa, in violazione del principio di limitazione della finalità previsto dal GDPR.
Una recente sanzione del Garante: il caso dell’app usata per controllare 100 lavoratori agili
Un provvedimento emblematico sul tema della geolocalizzazione dei dipendenti in smart working è stato adottato dal Garante per la protezione dei dati personali nel 2025 (provvedimento n. 135/2025). In questo caso, un ente pubblico aveva adottato un’applicazione per localizzare i dipendenti in modalità agile, selezionati a campione, richiedendo loro di attivare la geolocalizzazione durante l’orario di lavoro e di comunicare via e-mail il luogo esatto in cui si trovavano.
La raccolta e il trattamento di tali dati, ritenuti dal Garante “estremamente sensibili e intrusivi”, hanno comportato l’avvio di procedimenti disciplinari fondati proprio sulle informazioni ottenute tramite geolocalizzazione. Una dipendente, a seguito di una contestazione, ha deciso di presentare reclamo, dando origine all’intervento del Garante.
Nonostante la successiva sospensione delle pratiche di controllo e la disattivazione dell’applicazione, il Garante ha ritenuto il comportamento dell’ente gravemente lesivo della privacy dei lavoratori, sanzionandolo con una multa di 50.000 euro. In particolare, è stato sottolineato come la geolocalizzazione dei dipendenti in smart working, protratta per un lungo periodo, avesse determinato un’ingerenza indebita nella sfera privata di circa 100 lavoratori.
Lavoro agile e tutela della sfera privata
Il lavoro agile si fonda su principi di flessibilità e autonomia, e proprio per questo motivo garantisce spazi di libertà maggiori rispetto alla modalità tradizionale. La geolocalizzazione dei dipendenti in smart working, se non rigorosamente giustificata, finisce per intaccare questo equilibrio, introducendo un controllo generalizzato che si traduce in una disparità di trattamento a sfavore dei lavoratori agili rispetto a quelli in presenza.
In definitiva, l’utilizzo di strumenti di geolocalizzazione dei dipendenti in smart working deve essere valutato con estrema cautela, nel rispetto delle normative vigenti e dei diritti fondamentali dei lavoratori. Ogni attività di monitoraggio deve avere una base giuridica solida, essere proporzionata e rispettosa della dignità del lavoratore.
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