La questione della copia di tutti i suoi messaggi email da parte dell’ex dipendente è stata recentemente affrontata dal Garante per la protezione dei dati personali con il provvedimento n. 165 del 12 marzo 2026.
Il principio affermato è chiaro: il lavoratore ha diritto a ottenere la copia di tutti i suoi messaggi email presenti nella casella aziendale individuale, salvo limitazioni specifiche e adeguatamente giustificate.
Non è quindi legittimo che l’azienda selezioni discrezionalmente quali email consegnare.
Il caso: accesso negato e consegna parziale delle email
Dopo la cessazione del rapporto di lavoro, un ex dipendente ha chiesto:
- accesso ai documenti presenti sul computer aziendale
- accesso alla propria casella di posta elettronica
In un primo momento, l’azienda ha negato l’accesso per motivi tecnici. Successivamente, ha fornito solo una parte dei messaggi, qualificati come “personali” (ad esempio comunicazioni familiari, CU, rimborsi spese).
A seguito di una nuova richiesta, l’azienda ha consegnato una versione delle email parzialmente oscurata.
Copia di tutti i suoi messaggi email: perché l’azienda ha torto
Secondo il Garante, il comportamento aziendale è illegittimo.
In particolare, è errata l’idea che:
la casella email aziendale sia nella piena ed esclusiva disponibilità del datore di lavoro
Al contrario, il diritto alla copia di tutti i suoi messaggi email si fonda anche sulla tutela della vita privata.
Richiamando la giurisprudenza della Corte europea dei diritti dell’uomo, il Garante sottolinea che:
- non esiste una netta separazione tra vita privata e lavorativa
- anche le comunicazioni professionali possono avere una dimensione personale
- durante il lavoro si sviluppano relazioni che esprimono la personalità del lavoratore
Questo rafforza il diritto del dipendente ad accedere integralmente ai propri dati.
Oscuramento e anonimizzazione: quando sono leciti?
Un altro punto centrale riguarda l’oscuramento delle email.
Il Garante ha chiarito che:
- non è sufficiente una generica esigenza di tutela di terzi o segreti aziendali
- l’azienda deve dimostrare concretamente il rischio di lesione
- le limitazioni devono essere specifiche, proporzionate e motivate
Nel caso concreto:
- le informazioni erano già conosciute dal lavoratore
- non è stato dimostrato alcun rischio reale per i segreti aziendali
Di conseguenza, l’oscuramento è stato ritenuto illegittimo.
Copia di tutti i suoi messaggi email e GDPR: i limiti all’accesso
Il riferimento normativo è l’articolo 15 del GDPR.
Il paragrafo 4 consente di limitare il diritto di accesso solo quando:
- vi sia un’effettiva lesione dei diritti altrui
- tale lesione sia dimostrata nel caso concreto
Questo significa che il diritto alla copia di tutti i suoi messaggi email può essere limitato solo in presenza di prove specifiche, non di timori astratti.
Altri profili critici: informativa e conservazione dei dati
Il Garante ha rilevato ulteriori violazioni da parte dell’azienda:
- informative non trasparenti sulla gestione dei dati
- tempi di conservazione eccessivi:
- email conservate per 5 anni
- dati di navigazione per 12 mesi
Questi aspetti rafforzano la posizione del lavoratore e confermano l’importanza di una corretta governance dei dati aziendali.
Copia di tutti i suoi messaggi email: implicazioni pratiche per aziende e lavoratori
La decisione ha conseguenze rilevanti.
Per le aziende:
- non possono filtrare discrezionalmente le email
- devono motivare puntualmente eventuali limitazioni
- devono adottare policy chiare e trasparenti
Per i lavoratori:
- possono richiedere la copia di tutti i suoi messaggi email
- possono contestare consegne parziali o oscurate
- hanno una tutela ampia anche per comunicazioni “professionali”
Conclusione
Il principio affermato dal Garante è netto: il diritto alla copia di tutti i suoi messaggi email rappresenta un’estensione concreta del diritto alla protezione dei dati personali.
Le aziende devono adeguarsi, abbandonando prassi restrittive e adottando un approccio conforme al GDPR e alla giurisprudenza europea.
Per il lavoratore, si tratta di uno strumento importante di tutela, soprattutto nelle fasi successive alla cessazione del rapporto di lavoro.
