Affrontiamo in questo articolo il tema del controllo delle e-mail aziendali da parte del datore di lavoro.
Anzitutto dobbiamo partire dal presupposto che sono un dato personale le e-mail riconducibili ad una persona, identificata o identificabile. Tutte le e-mail, pur aziendali, che sono composte, quindi, dal nome della persona, rappresentano un dato personale.
Ebbene, secondo l’attuale disciplina normativa sul trattamento dei dati personali, il datore di lavoro può legittimamente trattare i dati personali dei dipendenti (e quindi anche l’indirizzo e-mail) purché informi adeguatamente il dipendenti in ordine all’attività di controllo.
In sostanza, quindi, anzitutto il datore di lavoro deve rilasciare il dipendente una informativa (secondo quanto disposto dall’art. 13 del regolamento europeo sulla privacy), che spieghi mezzi, modalità e finalità del trattamento.
Valga in proposito precisare che l’obbligo di informare il dipendente sulle modalità di trattamento dei dati vale per tutti i dati trattati dal datore di lavoro.
Una adeguata informativa al lavoratore dovrebbe spiegare:
- quali sono i dati personali che vengono raccolti
- chi sono i soggetti a cui i dati vengono trasmessi
- qual è il periodo di conservazione
- chi è il titolare del trattamento
- quali sono i diritti dell’interessato
In secondo luogo, come più volte ribadito dal garante privacy, poiché il lavoratore può fare affidamento sul fatto che la propria casella di posta elettronica non sia consultata dal datore di lavoro, il controllo delle e-mail dei dipendenti da parte del datore di lavoro non può essere sistematico, sicché è tollerato un controllo episodico e purché il datore di lavoro abbia adeguatamente informato il dipendente sulla volontà di farlo.
Mi chiamo Andrea Mannino e sono un avvocato specializzato in Diritto del Lavoro.
Rivolgiti a me per qualunque problema legato alla sfera lavorativa.
