Sul controllo a distanza dei lavoratori il Garante privacy con ordinanza del 28 ottobre 2021, ha dichiarato che se il controllo a distanza dei lavoratori non avviene attraverso lo strumento di lavoro utilizzato dai dipendenti per rendere la prestazione lavorativa, è necessario stipulare preventivamente un accordo sindacale oppure richiedere l’autorizzazione all’Ispettorato del lavoro.

Argomento a parte è il controllo delle email da parte del datore di lavoro e la causa di licenziamento generata.

Nel caso in esame, invece, un dipendente di una società di trasporto aveva lamentato la violazione delle disposizioni sul trattamento dei dati personali e dell’art. 4 della L. 300/1970 in materia di controllo a distanza del lavoratore.

Più precisamente, le lamentele riguardavano presunte violazioni del trattamento dei dati personali degli operatori addetti al call center posti in essere dalla società con il sistema di gestione delle telefonate, utilizzato per il servizio di assistenza all’utenza (call center inbound), mediante apposita piattaforma dedicata.

L’azienda ha dichiarato, a sua difesa, che il sistema telefonico utilizzato dagli addetti costituiva strumento di lavoro, pertanto la registrazione delle telefonate era consentita senza la necessità di sottoscrivere un accordo sindacale né la previa autorizzazione dell’INL, essendo sufficiente un’adeguata informativa, che era stata predisposta e fornita in formato cartaceo al personale interessato prima di attivare il sistema d registrazione telefonica e che era anche stata affissa nei locali del call center aziendale.

Dall’istruttoria è risultato che la registrazione delle conversazioni telefoniche veniva avviata automaticamente, senza alcuna possibilità di scelta né da parte dell’utente né da parte dell’operatore dei call center. Al termine della conversazione, la registrazione veniva salvata automaticamente

Nel caso in esame, però, è risultato che la registrazione delle conversazioni telefoniche veniva avviata automaticamente, senza alcuna possibilità di scelta né da parte dell’utente né da parte dell’operatore dei call center. Al termine della conversazione, la registrazione veniva salvata automaticamente in modalità crittografata su una cartella di rete alla quale non è possibile accedere senza privilegi amministrativi. Inoltre non era possibile riascoltare una conversazione telefonica senza utilizzare l’apposita applicazione, alla quale si accedeva mediante specifiche credenziali fornite alle sole persone autorizzate individuate dall’azienda.

La conservazione delle registrazioni delle conversazioni telefoniche veniva mantenuta, per policy aziendale, per un periodo pari a 3 mesi: al termine di questo periodo la registrazione veniva automaticamente cancellata, ciò al fine di dirimere eventuali contestazioni da parte degli utenti in relazione all’utilizzo di determinati servizi quali, ad esempio, le operazioni eseguite con utilizzo di carta di credito.

Il Garante della privacy, richiamando pregressi provvedimenti (provv. 190/2021, 303/2016 e 479/2017), in merito al controllo a distanza dei lavoratori, ha ricordato che possono essere considerati strumenti di lavoro i sistemi che consentono il mero collegamento tra la chiamata e l’anagrafica del cliente senza ulteriori elaborazioni.

Viceversa, negli altri casi, ad esempio quando consentono di effettuare anche ulteriori elaborazioni, essi sono comunque atti a realizzare un indiretto e preterintenzionale monitoraggio dell´attività telefonica effettuata dagli operatori addetti al call center con possibilità di ricostruirne anche indirettamente l’attività.

Tali strumenti, che comportano un controllo incidentale sull’attività del lavoratore rientrano, quindi, nell’ambito di applicazione dell’art. 4, c.1, della L. n. 300/21970 (sempre che non diano luogo a controlli prolungati, costanti, indiscriminati e invasivi nel qual caso non si ravvisano neanche quelle esigenze organizzative e produttive che giustificano il rilascio del provvedimento autorizzativo da parte dell’Ispettorato del Lavoro).

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